شهرداری‌ها به‌عنوان مهم‌ترین نهادهای مدیریت محلی، نقشی اساسی در ساماندهی امور شهری و پاسخگویی به نیازها و مطالبات شهروندان ایفا می‌کنند. در این میان، کیفیت ارتباط میان شهرداری و شهروندان به میزان زیادی وابسته به کارآمدی فرآیندهای اداری، به‌ویژه نظام ثبت و گردش مکاتبات اداری است. این نظام به‌عنوان زیرساخت اصلی ثبت، پیگیری، ارجاع و بایگانی مکاتبات، می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در افزایش شفافیت، تسریع پاسخگویی و ارتقای اعتماد عمومی داشته باشد. هدف از این مقاله، بررسی و تبیین نقش نظام ثبت و گردش مکاتبات اداری در بهبود ارتباط شهرداری با شهروندان و تحلیل پیامدهای آن بر رضایت‌مندی و تجربه شهروندی است. روش تحقیق در این پژوهش از نوع مروری–تحلیلی بوده و با استفاده از مطالعات نظری و پژوهش‌های انجام‌شده در حوزه مدیریت شهری، روابط عمومی، اتوماسیون اداری و رضایت شهروندان انجام شده است. در این چارچوب، مفاهیم کلیدی مرتبط با مدیریت اسناد، گردش کار، شفافیت سازمانی و روابط عمومی الکترونیک مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته‌اند تا ارتباط میان کارآمدی نظام مکاتبات و کیفیت تعاملات شهرداری با شهروندان تبیین شود. یافته‌های پژوهش نشان می‌دهد که استقرار نظام ثبت و گردش مکاتبات اداری کارآمد، به‌ویژه در قالب سامانه‌های الکترونیکی و یکپارچه، موجب کاهش زمان پاسخگویی، افزایش قابلیت پیگیری درخواست‌ها، بهبود شفافیت عملکرد و تقویت پاسخگویی سازمانی می‌شود. همچنین، این نظام با ایجاد حافظه سازمانی و تسهیل مدیریت دانش، زمینه ارائه پاسخ‌های دقیق‌تر و مستندتر به شهروندان را فراهم می‌سازد که خود نقش مهمی در افزایش رضایت و اعتماد عمومی دارد. در نتیجه‌گیری می‌توان گفت که نظام ثبت و گردش مکاتبات اداری نه‌تنها یک ابزار فنی و پشتیبانی، بلکه یک مؤلفه راهبردی در حکمرانی شهری و توسعه روابط پایدار میان شهرداری و شهروندان است. سرمایه‌گذاری هدفمند در بهبود این نظام، همراه با اصلاح فرآیندها و توانمندسازی منابع انسانی، می‌تواند به ارتقای کیفیت خدمات شهری و تقویت سرمایه اجتماعی در سطح شهر منجر شود.

نظام ثبت مکاتبات اداری گردش مکاتبات شهرداری الکترونیک ارتباط با شهروندان رضایت‌مندی شهروندان